ADMINISTRAÇÃO E TERCEIRIZAÇÃO
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Assembleia Virtual
Uma nova era para condôminos e administradores
O Grupo ARCON-Adm agora conta com uma nova funcionalidade: a Assembleia Virtual.
A novidade substitui a assembleia presencial. Todas as decisões que antes eram tomadas presencialmente agora poderão ser feitas na Assembleia Virtual. Os moradores podem participar das decisões em qualquer horário e as votações não precisam ocorrer simultaneamente.
A pauta é votada por “proxy voting” (voto por procuração), ou seja, basta indicar sua decisão, imprimir e entregar o documento ao condomínio, normalmente na portaria.
Para cumprir o requisito legal, existirá a assembleia presencial, que ocorrerá no prazo final indicado, quando serão computados os votos de todas as pautas previamente estabelecidas.
Aumento da participação
Com uma plataforma amigável, intuitiva e com um completo sistema de notificação e gerenciamento, a participação na Assembleia Virtual fica entre 60% e 80%, contra 15% e 40% das assembleias presenciais, segundo levantamento feito pela Superlógica.
COMO FUNCIONA E COMO CRIAR UMA ASSEMBLEIA VIRTUAL
A ferramenta de Assembleia Virtual possibilita que a administradora realize a gestão das assembleias que ocorrem nos condomínios de forma mais organizada e interativa, permitindo que os condôminos possam levantar as suas dúvidas, participando dos comentários internos que estarão disponíveis, bem como a possibilidade de efetuar votação das pautas, de qualquer local e em qualquer hora.
O recurso possibilita ainda que o condômino participe apenas da votação online e cadastre um outorgado, responsável por levar ao Síndico o seu voto, de forma que seja contabilizado mesmo quando não houver possibilidade de comparecer pessoalmente na reunião.
O intuito é permitir que as discussões que surgem durante a assembleia presencial possam ser debatidas antecipadamente, possibilitando que as decisões finais das pautas levantadas sejam mais assertivas e satisfatórias para todos, de forma que os condôminos possam participar efetivamente das decisões do condomínio.
O acesso à ferramenta de criação da Assembleia Virtual é direcionado apenas ao Síndico e deve ser feito através do login da Área do condômino. Portanto para que o Síndico possa utilizar essa função,o cadastrá-lo como responsável legal deve estar atualizado. Apenas ao síndico é permitida a criação da assembleia.
Os condôminos podem participar das decisões em qualquer horário e as votações não precisam ocorrer simultaneamente. Basta seguir o cronograma para o término da assembleia para a apuração.
A CRIAÇÃO DA ASSEMBLEIA É AUXILIADA PELO GRUPO ARCON, QUE ASSESSORA NA ORGANIZAÇÃO, DISCRIMINAÇÃO E OPÇÕES DE VOTO DAS PAUTAS DEFINIDAS PELO SÍNDICO(A).
COMO O SÍNDICO UTILIZA ESSE RECURSO
Para iniciar o uso da ferramenta, acesse com o login da área do condômino com o e-mail vinculado ao contato de responsável legal (a criação das assembleias estará disponível apenas via Web, pelo computador ou pelao APP). Após efetuar o acesso, busque no menu lateral pela opção 'Assembleias'.
No primeiro acesso do síndico, já terá disponível na tela principal a opção para cadastro da sua primeira assembleia. Clicando em 'Criar assembleia' será possível cadastrar assembleias do tipo Ordinária, extraordinária ou apenas uma reunião informal. Sendo assim, o recurso poderá ser utilizado sempre que houver necessidade de pautar algum assunto de interesse do condomínio, mesmo que este seja gerado para discutir assuntos de menor relevância.
Na criação é necessário determinar o tipo de assembleia, data, horário e local onde irá ocorrer a apuração dos votos. (A data e horário atribuídos também serão utilizados como base para encerramento automático das votações vinculadas).
Marcando a opção 'Gerar convocação', será gerada uma notificação via e-mail informando sobre a nova assembleia com o respectivo prazo para participação. Caso vá notificar os condôminos no momento do cadastro, é indicado que você já crie também a pauta, clicando na opção 'Criar votação +', que estará localizada logo ao lado, no painel direito da tela (veja abaixo).
Cada votação é uma pauta, a ser deliberada nessa assembleia.
A notificação padrão, direcionada por e-mail para informar os condôminos sobre a assembléia, terá o seguinte modelo:
COMO GERENCIAR AS VOTAÇÕES
As pautas também podem ser vinculadas após o agendamento da assembleia, sendo permitido o vinculo de uma assembleia com mais de uma pauta, se assim for necessário.
Para cadastrar pautas adicionais, acesse o menu principal e na aba 'Outras votações' selecione o campo 'Criar votação +'
Você deverá informar o 'Título' para divulgação da pauta e preencher os detalhes da votação que irá ocorrer, inserindo as informações conforme desejado para melhor descrever o que será discutido.
Para todas as pautas criadas, no campo Descrição é possível discriminar, esclarecer e/ou informar sobre o que trata tal assunto. Por exemplo, se a pauta refere-se a contratação de uma empresa para pintura, na descrição da pauta é informado o escopo de trabalho, as opções de empresas disponíveis, seus valores, condições de pagamento, prazo, garantias etc.
Também é possível cadastrar votações de forma avulsa, sem que haja a necessidade de vínculo com uma assembléia. Assim, a função de votos também poderá ser utilizada para levantar discussões sobre qualquer assunto que seja de interesse do condomínio.
Em 'Opções de voto' determine quais serão as opções disponíveis para seleção no momento da votação. O padrão poderá ser adaptado de acordo com sua necessidade.
Por exemplo: para eleição de síndico, três candidatos se cadastraram junto ao síndico atual. Foi adicionada a descrição de cada um, bem como suas propostas de trabalho, atuação e proposta de remuneração.
As Opções de votos são três. Candidato 1, Candidato 2 e Candidato 3.
Para que a pauta também seja divulgada, marque o campo 'Notificar os condôminos por e-mail'.
O exemplo utilizado acima é valido apenas para demonstrar o funcionamento da ferramenta. O ideal é que tanto a convocação, quanto a pauta vinculada sejam devidamente estruturadas de forma que os condôminos compreendam de forma clara a proposta da assembleia.
As votações avulsas estarão sempre localizadas em 'Outras votações' no topo da tela, onde você terá opções adicionais de configuração para o item, como: Bloquear a votação ou Tornar pauta de alguma assembleia já existente. Esta função serve para avaliar as opiniões dos condôminos sobre assuntos específicos, como contratação de funcionários, sugestões de benfeitorias, contratação de garantidora de crédito.
COMO OBTER OS DOCUMENTOS PARA CUMPRIMENTO DOS REQUISITOS LEGAIS DE UMA ASSEMBLEIA?
(PARECER PARCIAL, ATA e APURAÇÃO DOS VOTOS)
É necessário destacar que as informações obtidas através dessa ferramenta serão complementares à assembleia presencial.
As informações coletadas através das assembleias virtuais possuem validade jurídica, mas o ideal é que o Síndico busque confirmar com antecedência se o cartório da região aceitará realizar o registro do documento emitido através da Web. Aguardando sanção do Planalto, o projeto de lei 1179/2020, permite a assembleia virtual em todo o território nacional durante a pandemia em consequência da Covid-19.
No caso de aceite do registro da ata, será necessário apenas coletar as assinaturas por meio do caderno de presença. Através da ferramenta será possível obter os seguintes documentos para facilitar a organização da convocação:
Imprimir Formulário de votação: Opção é destinada a impressão do formulário dos utorgados (Representantes previamente cadastrados, responsáveis por validar o voto de condôminos que não possam comparecer presencialmente na assembleia no dia agendado). Nessa opção, devem ser preenchidos os dados da pessoa que irá representar o condômino quando não for possível comparecer na assembleia. O condômino pode posteriormente computar seu voto e emitir o formulário com o voto, autorizando que seja representado pelo proxy (outorgado/procurador).
Imprimir Parecer: O parecer é destinado a contabilizar parcialmente os votos com maior popularidade entre as opções disponibilizadas para voto. O nível de aprovação irá considerar a quantidade de votos que mais foram favoritados, sendo limitado a exibição dos 5 principais votos de cada opção, com suas respectivas justificativas.
Imprimir Protocolo: Essa opção pode ser utilizada para impressão do protocolo de confirmação do recebimento do Edital de Convocação Impresso. O documento pode ser gerado com diferentes filtros, permitindo que seja possível ajustar e emitir com a relação dos condôminos que realmente irão participar.
Criar Ata: Você poderá por fim, criar e imprimir a Ata da Assembleia, que irá conter os detalhes da pauta, voto vencedor, dados do condomínio e campo de assinatura para que os responsáveis legais possam legitimar os votos computados na assembleia.
O acesso à apuração dos votos poderá ser feito a qualquer momento, durante ou após o encerramento da assembleia. Basta acessar a aba 'Próximas assembleias' e no menu lateral da assembleia desejada, clicar em 'Apuração' para emitir o relatório com a relação dos votos computados.
COMO REGISTRAR A VOTAÇÃO?
REGISTRO NO SISTEMA E IMPRESSÃO DO VOTO
É necessário que os votos sejam impressos e entregues à mesa no dia marcado para a assembleia presencial. Nesse dia, os votos serão computados e a lista de presença será assinada.
O condômino deve ir à assembleia em questão, selecionar a seta de edição e clicar na opção
'Imprimir seu voto'.
COMO EXCLUIR UMA ASSEMBLEIA OU PAUTA CADASTRADA
Para excluir ou editar as pautas geradas, acesse a aba 'Outras votações', localize o item e expanda as configurações da pauta:
A exclusão ou edição da assembleia também poderá ser feita através da aba
'Próximas assembleias' seguindo o mesmo processo:
IMPORTANTE: As assembleias só poderão ser excluídas caso ainda não existam votos computados para a pauta vinculada, assim como a pauta também só poderá ser excluída se ainda não ocorreu nenhum voto.
LEMBRE-SE TAMBÉM:
Prevalecem as normas previstas na convenção condominial quanto as votações, como outorga de procurações aos administradores, veto ao voto em assuntos de interesse, os quóruns específicos e necessários entre outras regras.